ليه النشاط محتاج برنامج حسابات ومخازن متكامل؟
لما المبيعات في برنامج، والمخزون في شيت، والعملاء والموردين في دفتر — الأرقام عمرها ما بتتطابق. فرق المخزون بيظهر في الجرد، الآجل بيضيع، ومحدش يعرف المكسب الحقيقي آخر الشهر. برنامج حسابات ومخازن ERP بيخلّي كل عملية تتسجّل مرة واحدة وتنعكس لوحدها على المخزون والعميل أو المورد والخزنة والتقارير.
الدورة المستندية في سوليك
- فاتورة شراء: الصنف بيدخل المخزن، ورصيد المورد بيتحدّث، ومتوسط تكلفة الصنف بيتحسب.
- التحويل بين المخازن: من المخزن الرئيسي للفرع أو المعرض بمستند واضح.
- فاتورة بيع: نقدي أو آجل أو تقسيط — المخزون بيتخصم ورصيد العميل بيتحدّث.
- التحصيل والسداد: دفعات العملاء والموردين والشيكات بتتسجل على حساباتهم.
- الخزنة والمصروفات: كل حركة نقدية بتتسجل بالوردية.
- التقارير: أرباح وكشوف حسابات وأرصدة مخازن لحظة بلحظة.
المخازن: مش مجرد رصيد
- مخازن متعددة لكل فرع أو معرض برصيد مستقل.
- متوسط تكلفة الشراء عشان الربح يتحسب على التكلفة الحقيقية مش آخر سعر.
- حد الطلب والنواقص قبل ما الصنف يخلص.
- الجرد والتسويات بمستند واضح لكل فرق.
- الهوالك والتوالف بقيمتها.
الحسابات: العملاء والموردين والخزنة
- كشف حساب لكل عميل ومورد برصيد متسلسل.
- الآجل والتقسيط بمواعيد الأقساط وتحصيلها.
- الشيكات بتواريخ استحقاقها.
- دفتر يومية لكل الحركات، ودرج الخزنة بتقفيل الوردية.
- الصلاحيات لكل مستخدم — مين يشوف التكلفة ومين يعدّل السعر.
التقارير اللي بتتخذ بيها قرار
- صافي الربح بالفترة وبالصنف وبالفرع.
- المديونيات المستحقة على العملاء والمستحق للموردين.
- الأصناف الأكثر مبيعاً والراكدة.
- حركة الخزنة والمصروفات.
إزاي تنتقل للبرنامج من غير ما تقف
- الأصناف والأسعار: تسجيلها أو استيرادها بالباركود والوحدات.
- الأرصدة الافتتاحية: رصيد كل صنف في كل مخزن، ورصيد كل عميل ومورد، ورصيد الخزنة.
- المستخدمين والصلاحيات: حساب لكل موظف بصلاحياته.
- تشغيل تجريبي: أسبوع شغل عادي ومراجعة التقارير مع الدفاتر القديمة.
- الاعتماد الكامل: وقف الدفاتر القديمة والاعتماد على البرنامج بس.
أخطاء شائعة لما النشاط بيختار برنامج حسابات
- برنامج كاشير منفصل عن الحسابات: كل عملية بتتدخل مرتين والفروق بتظهر آخر الشهر.
- إدخال أرصدة افتتاحية ناقصة: كشف حساب العميل بيبدأ غلط ومحدش بيثق فيه.
- تجاهل الصلاحيات: أي موظف يقدر يعدّل سعر أو يمسح فاتورة.
- الحساب بآخر سعر شراء: تقرير الربح بيتقلب مع كل شحنة بدل متوسط التكلفة.
ديسكتوب وموبايل وأوفلاين
البرنامج بيشتغل على الكمبيوتر حتى لو النت قطع، وبيتزامن مع السحابة وتطبيق الموبايل عشان تتابع المبيعات والأرصدة من أي مكان. وتكامل الفاتورة الإلكترونية متاح في باقة PRO — شوف الأسعار.
لمين مناسب؟
شركات التوزيع والجملة، المعارض ومحلات قطع الغيار والأجهزة، الشركات اللي عندها فروع ومخازن، وأي نشاط بيبيع آجل ومحتاج يضبط حسابات عملائه وموارديه. ولو عندك تصنيع، برنامج إدارة المصانع جزء من نفس النظام.